U wilt graag dat het contact met uw cliënten goed geregeld is en soepel verloopt. Door onze service bent u voortaan dag en nacht bereikbaar voor uw cliënten en zullen zij zich altijd gehoord voelen. Als ondernemer en/of arts bent u vaak druk genoeg met andere zaken zoals spreekuren, spoedvragen, inkoop en keuze van producten en andere dagelijkse zaken die geregeld moeten worden. Het is prettig dat u dan geen omkijken meer heeft naar het klant contact, de agenda toch volstroomt en dat het inplannen van afspraken goed en zonder zorgen verloopt.
Ook wanneer een assistent(e) langdurig uitvalt of opeens een andere baan heeft, gaat alles gewoon door wanneer u ons inschakelt. Soms wordt het opeens heel druk en moet er snel geschakeld worden. Geen probleem; uw schakelt onze Kliniek Service erbij in en opeens zijn er weer ‘voldoende handjes’.
Goed personeel is schaars. Daarom zetten wij vanuit Voice of Secretary met liefde onze jarenlange ervaring en paramedische kennis in, om klinieken hierin te ondersteunen.
Laat geen enkele cliënt “even verder kijken”.
Met Voice of Secretary krijgt uw kliniek een professionele digitale receptie die telefoon, planning en cliëntvragen opvangt — 24/7, ook ’s avonds en in het weekend.
U vraagt; wij draaien
Onze ondersteuning passen we aan naar aanleiding van uw wensen en uw manier van werken.
Dit zijn de meest voorkomende vragen om ondersteuning:
Telefonische opvang
Wij nemen de telefoon aan namens de kliniek en leggen in een kort verslag vast wat de vraag is van uw client of wat nodig is.
Cliëntvragen
Vragen van cliënten worden aangenomen en doorgezet of verwerkt en waar mogelijk beantwoord op basis van afspraken en protocollen die vooraf zijn doorgesproken.
Agendabeheer
Wanneer gewenst beheren we (een deel van) het agendasysteem, zodat er geen twijfel is wie wanneer een afspraak heeft en met welke arts. Hierdoor is er altijd overzicht en ontstaat structuur. Wij kunnen afspraken inplannen, verzetten of aanpassen en terugbellen en zorgen daarbij dat dit goed wordt vastgelegd. Bevestigingen worden verstuurd. U heeft er geen omkijken meer naar!!
Kennismaking
Naar aanleiding van uw aanvraag hebben we telefonisch contact en inventariseren we uw wensen.
Offerte
Naar aanleiding van uw wensen en dit gesprek maken we een offerte of kiezen we het gewenste pakket. U bepaalt wat wel en (nog) niet nodig is voor uw kliniek.
Klantdossier en abonnement
We sturen u een Bedrijfsinformatieformulier met inventarisatievragen en naar aanleiding van dit formulier en de besproken gewenste werkzaamheden maken wij een intern klanten protocol en sturen we u het gepaste abonnement. In het klant dossier worden alle afspraken vastgelegd en spreken we af wat we af wat we wel en niet doen en hoe we communiceren richting uw cliënten.
Doorschakeling en Start
Na ondertekening van het abonnement ontvangt u een uniek doorschakel nummer dat we koppelen in onze centrale met de naam van uw kliniek waardoor we met de naam van uw bedrijf kunnen opnemen. Uw klantdossier is inmiddels ingericht en doorgenomen door de secretaresses.
Wij hebben een goed beeld van u als klant en van uw kliniek en ook wat u van ons verlangt. Ook weten we welke specialistische behandelingen u aanbiedt als kliniek en hebben wij uw agenda doorgenomen. Wij zijn bekend met de meeste agenda systemen en werken al meer dan 12 jaar met bijvoorbeeld Clinicminds.
De doorschakeling kan worden getest en we kunnen het voor u gaan opnemen!
